Procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony Sygnalistów w spółce Terminal Promowy Świnoujście sp. z o.o. z siedzibą w Świnoujściu powstała w obowiązku wykonania Dyrektywy z dnia 23 października 2019 roku Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej
w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i określa utworzenie wewnętrznego systemu zgłoszeń, monitorowania, wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem nieprawidłowości i naruszeń prawa.
- Niniejsza procedura określa w szczególności:
- zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
- zakres osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia,
- zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
- odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
- proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
- zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
- Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie do następujących grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownik,
- pracownik tymczasowy,
- kandydat do zatrudnienia,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
- wolontariusz, praktykant, stażysta,
- przedsiębiorca,
- prokurent,
- akcjonariusz lub wspólnik,
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
- Przez nieprawidłowości należy w szczególności rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:
- podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego,
- niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień,
- niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach,
- Procedura ma na celu zapewnienie, że Zgłoszenia zostaną przyjęte, poddane analizie, zidentyfikowane pod kątem wystąpienia Naruszeń, oszacowane z punktu widzenia ryzyka i właściwie zarządzone, a Sygnalista będzie chroniony przed Działaniami Odwetowymi.
- Działanie Odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;
- Komisja - zespół powołany do rozpatrywania zgłoszeń;
- Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń– osoba powołana przez Prezesa Zarządu, której zadania określa niniejsza Procedura, zwany dalej Pełnomocnikiem;
- Naruszenie – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.
- Rejestr Zgłoszeń – oznacza rejestr zawierający informacje o wszystkich Zgłoszeniach w spółce Terminal Promowy Świnoujście Sp. z o.o. z siedzibą w Świnoujściu;
- RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
- Sygnalista – osoba zgłaszająca Naruszenie, która kwalifikuje się do objęcia ochroną przed Działaniami Odwetowymi na mocy niniejszej procedury z uwagi na fakt, że dokonała Zgłoszenia mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje na temat Naruszeń, były prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia oraz informacje te są objęte zakresem zastosowania niniejszej Procedury;
- Informacja zwrotna – przekazania sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań;
- Zgłoszenie – informacja o uzasadnionym podejrzeniu, dotyczącym zaistniałych lub potencjalnych Naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, złożone przez osobę zgłaszającą za pomocą kanałów określonych niniejszą Procedurą.
- 3 KANAŁY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ
- Spółka udostępni kanały zgłaszania Naruszeń zapewniające poufność tożsamości osoby zgłaszającej i osób wymienionych w Zgłoszeniu oraz umożliwi dostęp do tych informacji tylko osobom biorącym udział w postępowaniu wyjaśniającym.
- Zgłoszenie, powinno zawierać co najmniej:
- dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, status, dane kontaktowe,
- datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia,
- dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, w tym imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
- opis naruszenia prawa oraz data, miejsce i okoliczności zdarzenia,
- wskazanie ewentualnych dowodów np. dokumentów, imion i nazwisk świadków,
- informację, czy zgłoszenie zostało przekazane do podmiotu zewnętrznego,
- informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości,
- wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
- Zgłoszenie może mieć charakter:
1) poufny - dane sygnalisty chronione będą przed dostępem osób nieupoważnionych,
2) jawny – dane sygnalistą będą mogły zostać ujawnione innym osobom niż uprawnione. W tym przypadku podstawą do ujawnienia danych jest wyraźna, pisemna zgoda Sygnalisty.
- Osobą właściwą do otrzymywania zgłoszeń jest Pełnomocnik lub odpowiednia osoba upoważniona.
- Zgłoszenie może być dokonane poprzez:
- drogę mailową na adres: sygnalista@sft.pl
- dostarczenie wiadomości w formie papierowej na adres: Terminal Promowy Świnoujście Sp. z o.o. ul. Dworcowa 1, 72-606 Świnoujście, z dopiskiem: „Zgłoszenie naruszenia”,
- Pracownik otrzymujący kopertę z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia” zobowiązany jest do nieotwierania koperty i niezwłocznego przekazania jej Pełnomocnikowi.
- Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez podmiot upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
- Zgłoszenia są rejestrowane w Rejestrze Zgłoszonych Naruszeń, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
- Zgłoszenia rozpatrywane są przez Komisję.
- Zgłoszenie uznane za niekompletne po analizie Komisji może być skierowane do Sygnalisty w celu uzupełnienia.
- Nieuzupełnienie zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania wezwania skutkuje rozpatrzeniem zgłoszenia na podstawie posiadanej dokumentacji.
- Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane przez Spółkę.
- 4 SKŁAD I ORGANIZACJA PRACY KOMISJI
- Komisję powołuje Prezes Zarządu zarządzeniem, którego wzór stanowi Załącznik nr 3.
- Komisja składa się z 3 do 5 członków.
- Skład Komisji będzie każdorazowo wskazany w zarządzeniu Prezesa Zarządu.
- Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności Zastępca, powołany przez Prezesa Zarządu spośród pozostałych członków Komisji
- Pełnomocnik ds. zgłoszenia naruszeń odpowiedzialny jest za obsługę administracyjną Komisji, w tym za sporządzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji Komisji.
- Jeśli okoliczności będą tego wymagały, Komisja ma prawo wskazać osoby spośród Pracowników do pomocy merytorycznej.
- Komisja jest organem opiniodawczym. Jej głównym zadaniem jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia wszystkich okoliczności zawartych
w Zgłoszeniu.
- Prowadząc postępowanie wyjaśniające Komisja:
- bada wszystkie okoliczności w celu wszechstronnego wyjaśnienia sprawy,
- kieruje się zasadą obiektywizmu i niezależności w ocenie zebranych informacji,
- dąży do możliwie najszybszego zakończenia badania sprawy.
- W przypadku braku jednomyślności, wnioski końcowe Komisji zapadają zwykłą większością głosów, a w przypadku równiej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.
- Komisja uprawniona jest do kontaktowania się oraz uzyskiwania od jednostek organizacyjnych oraz wszystkich Pracowników, wyjaśnień lub dokumentacji, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia Zgłoszeń.
- Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń oraz Członkowie Komisji legitymują się pisemnym upoważnieniem w zakresie podejmowanych przez nich działań w ramach Procedury oraz składają oświadczenie o zachowaniu poufności.
- Członkowie Komisji, co do których z treści Zgłoszenia wynika, że mogą być
w jakikolwiek sposób zaangażowani w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia, nie mogą uczestniczyć w pracach Komisji.
Do zadań Komisji należy w szczególności:
- ocena formalna Zgłoszenia;
- przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
- wysłuchanie osób mogących wnieść dowód w pracach Komisji – wzór Protokołu wysłuchania stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury;
- wzywanie do uzupełnienia zgłoszenia;
- przeprowadzenie oceny zebranych dowodów;
- sporządzenie na podstawie przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, Raportu końcowego Komisji - wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Procedury;
- kierowanie informacji o wynikach postępowania wyjaśniającego do Prezesa Zarządu;
- sporządzenie informacji zwrotnej kierowanej do Zgłaszającego/Sygnalisty.
- Komisja rozpatruje każde Zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, a także w sposób obiektywny i bezstronny.
- Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi
3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
- Jeśli członek Komisji pozostaje z osobą, której dotyczy Zgłoszenie w stosunku, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności lub jeśli rozpatrywane Zgłoszenie dotyczy pośrednio lub bezpośrednio członka Komisji, członek ten zostaje wyłączony
w danym postępowaniu.
- Komisja na podstawie wstępnej analizy Zgłoszenia określa plan działania w celu wyjaśnienia zagadnień zawartych w Zgłoszeniu.
- Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego zgłoszenie może zostać uznane za:
- zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze,
- bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.
- Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 2 obejmuje w szczególności informacje
o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.
- Każde Zgłoszenie, które trafi do Komisji musi zostać wpisane do rejestru zgłoszeń
i otrzymać numer wewnętrzny. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego sporządzany jest przez Komisję raport.
- Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Przewodniczący Komisji zobowiązany jest poinformować Prezesa Zarządu o wynikach postępowania wyjaśniającego.
Do zadań Pełnomocnika, a w przypadku jego nieobecności – osoby upoważnionej, należy
w szczególności:
- obsługa administracyjno – biurowa Komisji;
- nawiązywanie kontaktu z Sygnalistą, w celu informowania o postępowaniu w sprawie Zgłoszenia oraz uzyskania uzupełnienia Zgłoszenia;
- nadzór nad ewentualnymi działaniami odwetowymi w stosunku do Sygnalisty,
a w przypadku Zgłoszenia stosowania działań odwetowych, natychmiastowa interwencja;
- sporządzanie listy obecności z posiedzenia Komisji;
- potwierdzanie otrzymania Zgłoszeń w ciągu 7 dni od daty otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- prowadzenie Rejestru zgłoszonych naruszeń;
- zawiadamianie członków Komisji o terminie posiedzenia;
- przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej o wynikach postępowania wyjaśniającego w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
- 8 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ ZE ZGŁOSZENIEM
- Za prowadzenie spraw oraz gromadzenie wszelkiej dokumentacji dotyczącej Zgłoszeń odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń.
- Dokumenty dotyczące Zgłoszeń wraz z Rejestrem przechowywane są w zamykanej na klucz szafie, która znajduje się w niedostępnym dla osób trzecich, zamykanym na klucz pomieszczeniu.
- Dane zawarte w Rejestrze zgłoszeń będą przechowywane przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
- 9 REJESTR ZGŁOSZONYCH NARUSZEŃ
- Zgłoszenie dokonane w oparciu o przepisy Procedury podlegają rejestracji w Rejestrze Zgłoszonych Naruszeń, za którego prowadzenie odpowiada Pełnomocnik ds. zgłaszania naruszeń/ pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń.
- W rejestrze zgłoszeń gromadzi się w szczególności dane dotyczące:
- numeru sprawy;
- przedmiotu naruszenia;
- daty dokonania zgłoszenia;
- informacji o podjętych działaniach następczych;
- daty zakończenia sprawy.
- Rejestr zgłoszeń prowadzony jest według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Procedury.
- Rejestr jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, w tym ochrony tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, zaś dane i informacje w nim zawarte są przechowywane przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
- 10 POUFNOŚĆ, ANONIMOWOŚĆ I ZAKAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH
- Komisja zobowiązana jest zapewnić osobie zgłaszającej ochronę jej tożsamości. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ujawnienie przez Komisję tożsamości osoby zgłaszającej jest obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
- Wszelkie dane zawarte w Zgłoszeniu oraz czynności podejmowane w ramach Procedury traktowane są jako poufne i nie będą ujawniane do wiadomości innych osób, za wyjątkiem zakresu niezbędnego do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
- Postępowanie ma charakter poufny, co oznacza, że członkowie Komisji oraz inne osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję zobowiązane są zachować poufność informacji.
- Osobie zgłaszającej Spółka zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
- Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązaniu do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych
i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z poszanowaniem godności i dobrego imienia pracowników i osób, których dotyczy zgłoszenie.
- Procedura ma na celu ochronę Sygnalisty przed ewentualnymi działaniami odwetowymi,
w szczególności o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego Zgłoszenia.
- Ochronie podlega Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia w dobrej wierze. Zgłoszenie nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty polegającymi w szczególności na:
- zwolnieniu z pracy;
- wykorzystywaniu zależności służbowej Sygnalisty bądź wywieraniu wpływu na osoby, z którymi Sygnalista współpracuje.
- Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu do wiadomości ogólnej chyba, że za jego dobrowolną, wyraźną, pisemną zgodą.
- Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń, niezwłocznie po jego otrzymaniu dokonuje anonimizacji danych Sygnalisty i nadaje numer sprawie zgodnie z kolejnością zgłoszeń
w Rejestrze Zgłoszeń. Numer Zgłoszenia będzie wykorzystany jako identyfikator sprawy zgłoszonej przez Sygnalistę.
- Wykorzystany kanał informacyjny wniesienia Zgłoszenia powinien być zastrzeżony jedynie do wiadomości Pełnomocnika, a w przypadku jego nieobecności – osoby upoważnionej.
- Sygnalista, w przypadku wystąpienia działań odwetowych, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie Pełnomocnika ds. zgłaszania naruszeń.
- Sygnaliści dokonujący Zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący Zgłoszenia niepoważnego lub Zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej
w niniejszej Procedurze.
- 12 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
- Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
- W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
- Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, wskazanej w odpowiednich przepisach.
- 13 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
- Dane osobowe podmiotu dokonującego zgłoszenia, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, przetwarzane
w związku ze zgłoszeniem, są chronione zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).
- Spółka gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane
z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
- Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
- Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy Klauzule informacyjne dla sygnalisty oraz innych osób stanowią załączniki do Procedury.
- Przetwarzanie danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie następuje na podstawie wyraźnego, dobrowolnego działania, jakim jest dokonanie zgłoszenia i następuje w celu weryfikacji oraz podjęcia działań następczych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Termin, o których mowa w ust. 6 nie obowiązuje, jeśli dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
- Ochrona danych jest realizowana zgodnie z przyjętą w Spółce Polityką Ochrony Danych Osobowych.
- Jeżeli dane osobowe objęte zgłoszeniem zostały udostępnione nieupoważnionej osobie, osoba ta jest obowiązana do:
- nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego lub sygnalisty;
- niezwłocznego przekazania informacji Pełnomocnikowi do spraw zgłoszeń wewnętrznych;
- usunięcia posiadanych pisemnych lub elektronicznych kopii informacji.
- 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą (tj. od sygnalisty o osobach trzecich) administrator nie jest zobowiązany podawać źródła pochodzenia danych osobowych
(tj. danych sygnalisty).
- 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się w zakresie prawa dostępu przysługującego osobie, której dane dotyczą (jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą - wszelkie dostępne informacje o ich źródle).
- Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, w szczególności, gdy:
- nie zostanie przekazana zgłaszającemu w obowiązującym terminie informacja zwrotna bądź, gdy nie zostaną w tym terminie podjęte działania następcze;
- zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
- dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe.
- 15 UJAWNIENIENIA PUBLICZNE
Osoba zgłaszająca dokonująca ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
1) dokonała zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej określonym w niniejszej Procedurze organy nie podjęły odpowiednich działań następczych lub nie przekazały zgłaszającemu informacji zwrotnej, 2) dokonała od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa tego organu, nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej;
3) ma uzasadnione obawy, żeby sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
4) ma uzasadnione obawy, żeby sądzić, że dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe;
5) ma uzasadnione obawy, żeby sądzić, że w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
- Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani zapoznać wszystkich podległych pracowników z postanowieniami niniejszej Procedury. Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą, stanowiące Załącznik nr 6, przechowywane jest w aktach osobowych.
- Każdy Pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z Procedurą i przestrzegania jego zasad.
- Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
- Załącznik nr 1 - Formularz Zgłaszania Naruszeń;
- Załącznik nr 2 - Rejestr Zgłoszonych Naruszeń (RZN);
- Załącznik nr 3 - Zarządzenie w sprawie powołania Komisji;
- Załącznik nr 4 - Protokół wysłuchania;
- Załącznik nr 5 - Raport końcowy Komisji;
- Załącznik nr 6 - Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z Procedurą.
Do pobrania:
Załącznik nr 1 - Formularz Zgłaszania Naruszeń
Załącznik nr 1 - Formularz Zgłaszania Naruszeń(wersja edytowalna)
